Document permettant à un salarié de se faire rembourser des dépenses engagées dans l’intérêt de son employeur et pour les besoins de son activité professionnelle, la note de frais doit respecter un certain nombre de règles.
Ces dépenses sont remboursées par l’employeur de deux manières différentes :
- Au réel
- Au forfait (faire un état en fin d’année pour vérifier que le forfait ne soit supérieur au montant des frais réel)
L’employeur doit être en mesure de fournir des justificatifs des salariés en situation de déplacement. Les règles de notes de frais doivent être fixées par l’employeur et idéalement signifiées aux salariés à leur entrée dans l’entreprise.
Des applications ou progiciels de notes de frais peuvent vous aider dans leur traitement. La dématérialisation permet des contrôles automatiques plus rapides, un traitement comptable simplifié et un système de validation fluide.
En cas de contrôle administratif, la version numérique de la note de frais à la même valeur légale que l’original.
